POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDÍGENAS DEL MUNICIPIO DE VILLAGARZON PUTUMAYO (ACIMVIP)

Adoptada el 22 de julio de 2024 · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013

Introducción

En desarrollo de lo consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991, el cual establece que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Asimismo, que “[e]n la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la Libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.” Y en virtud de lo desarrollado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 que establecen las condiciones mínimas del tratamiento de los datos personales, sus principios, los derechos de los titulares, los deberes de los responsables y encargados.

ACIMVIP, dando cumplimiento a la Constitución y la ley, y brindando las garantías que permiten el pleno ejercicios del derecho constitucional de carácter fundamental conocido como habeas data que faculta a los ciudadanos a decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos, se permite adoptar las siguientes Políticas de tratamiento de la Información personal.

Responsable del tratamiento de la información personal

En cumplimiento del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, ACIMVIP, con domicilio en el municipio de Villagarzón, Putumayo, por medio del presente informa que es responsable del tratamiento de datos personales, los cuales han sido recolectados con ocasión del desarrollo de su mandato y en particular la que reposa en los censos propios de las comunidades del Pueblo Inga. ACIMVIP se hace responsable de los datos personales que se encuentran en las bases de datos que obran en su poder, del tratamiento de manera transparente, leal, lícito, seguro y confiable.

Definiciones

Las siguientes son definiciones establecidas en la Ley 1266 de 20083, en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable de la custodia de la información, dirigida al titular de esta, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la Política de tratamiento de la Información Personal que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre el titular en bases de datos.

Datos personales: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley”. La ley 1581 de 2012 lo determina como “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.

Dato Privado: Dato que sólo es relevante para su titular (Ej. Fotografías, videos, datos relacionados con estilo de vida).

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. Datos financieros y crediticios, dirección, teléfono y correo electrónico personal).

Datos Sensibles: Es aquella información personal que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político que garanticen los derechos de partidos políticos de oposición, así como la información relativa a la salud, a la vida sexual e información biométrica.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Información Personal por cuenta del responsable del tratamiento.

Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce información personal de los titulares, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, debido a autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final.

Operador de Información: Es la persona, Entidad u Organización que recibe de la fuente información personal sobre varios titulares, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley 1581 de 2012. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a la información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de la información.

Reclamo: Solicitud del titular de la información o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de la información.

Titular de la Información: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de Hábeas Data y demás derechos y garantías a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Principios

El artículo 4° de la ley 1581 de 2012 contempla que, para el tratamiento de datos personales, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, se aplicarán, los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

Tratamiento de la información personal

La información y datos personales integrados en las bases de datos que ACIMVIP gestiona como responsable o encargado son sometidos al siguiente tratamiento:

• Se registran los datos personales, privados, semiprivados y sensibles en las bases de datos, previa autorización del titular de esta.
• Se almacena en un archivo físico o electrónico.
• Se utiliza para dar cumplimiento a un mandato legal o contractual.
• La información personal almacenada será actualizada cuando sea necesario, previa autorización del titular.
• Se realizan copias de seguridad de las bases de datos que contienen la información personal objeto de tratamiento.
• No se comparte con ninguna entidad pública o privada con la cual no se tenga una relación contractual, exceptuando los casos establecidos en la ley, y para atender requerimientos judiciales o de entes de control como la Superintendencia de Salud, Superintendencia de Industria y Comercio, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación y otras entidades públicas.
• Se suprimirán los datos semiprivados, privados y sensibles una vez hayan cumplido la finalidad del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. Los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
• Se transmite a los terceros con los cuales se tenga relación contractual y que realizan pruebas y la administración de las bases de datos en observancia de lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
• No se usan para ofrecer servicios o productos a terceros.
• No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en la presente Política.

Tratamiento de datos de menores de edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Finalidad de tratamiento de la información personal

ACIMVIP, acorde con sus políticas y en virtud de su objeto social, ha capturado y mantenido desde su creación información personal pública, privada y sensible de la comunidad. Para ello contamos con los recursos humanos, tecnológicos, financieros, así como una infraestructura administrativa de calidad con la cual podemos garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares.

Estos datos han sido recolectados, almacenados, actualizados, transmitidos, organizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación laboral, comercial y civil, aplicando las siguientes políticas:

• La Asociación, reiteradamente ha manifestado su compromiso en efectuar un correcto uso y tratamiento de la información personal de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros, que permita conocer, modificar, divulgar o eliminar la información, salvo en los casos plasmados y delimitados en la ley.
• Con excepción únicamente de los casos taxativamente plasmados en la ley, el tratamiento de la Información Personal sólo podrá efectuarse con previo consentimiento del titular. Este consentimiento debe ser otorgado de manera expresa manifestándose de forma escrita, electrónica, oral, o mediante conductas inequívocas del titular que permita concluir que otorgó autorización. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular.
• La Asociación podrá solicitar a sus integrantes, colaboradores y proveedores la información personal necesaria para establecer la respectiva relación y vinculación. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
• La solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de Información Personal o la supresión de información registrada en nuestras bases de datos no será procedente cuando el titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.

Derechos de los titulares de la información personal

Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de la información personal que gestiona ACIMVIP como responsable o encargado, tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Asociación salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por la Asociación, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una (1) vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a la Política de tratamiento de la Información Personal que motiven nuevas consultas.
• El titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Asociación.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la Asociación ha incurrido en conductas contrarias a la ley o a la Constitución.

Deberes en el tratamiento de la información personal

ACIMVIP en su calidad de responsable en el tratamiento de la Información Personal, tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y total ejercicio del derecho fundamental de habeas data.
• Solicitar y conservar, según las disposiciones de Ley, copia de la respective autorización otorgada por el titular para el tratamiento de la información.
• Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario. Así como, rectificar la información cuando ésta sea incorrecta o dudosa.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y demás entes de control.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de tratamiento de la Información Personal.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a su información personal.

Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Dando cumplimiento a lo contenido en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, ACIMVIP cuenta con el siguiente mecanismo para obtener la autorización del tratamiento de datos personales:

Formato de autorización para el tratamiento de datos personales

Casos en que no es necesaria la autorización del titular

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Suministro de la información

De acuerdo con el artículo 11 de la ley 1581 de 2012, la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Deber de informar al titular

El Responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este;
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
• Los derechos que le asisten como titular;
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento.

Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
• A las autoridades indígenas en el marco del derecho mayor, el derecho propio, usos y costumbres en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

Procedimiento para consultas o reclamos

• Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de la Información o por su representante legal. ACIMVIP se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario.
• La solicitud debe estar dirigida a la Asociación y debe contener como mínimo los siguientes datos:
• Nombres y apellidos del titular.
• Número de identificación del titular.
• Datos de localización del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
• Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.

Medio por el cual desea recibir respuesta

• Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
• Firma del peticionario.
• La Asociación dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
• Sin distingo del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados partir de la fecha de su recibo.
• Si la información del reclamo está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha de recepción del reclamo sin que el solicitante haya presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Para los numerales 4 y 5, cuando no fuese posible atender la consulta

• Dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La Presidencia será responsable de adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular, asimismo atenderá y gestionará las solicitudes por medio del correo electrónico presidenteacimvip@hotmail.com, o a través de la línea de atención (+57) 320 4328075 en Villagarzón (Putumayo).

Actualización de información personal de los ciudadanos

Un ciudadano puede actualizar sus datos personales a través de los siguientes canales:

• Canal presencial: El ciudadano podrá presentar personalmente su solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales en la sede física, ubicada en la Calle 14D Carrera 6E, barrio Las Villas, Villagarzón, Putumayo, Colombia.
• Canal telefónico: El ciudadano podrá comunicarse a la línea telefónica (+57) 320 4328075.

Canal virtual: En el correo electrónico: asociacioningaacimvip@gmail.com

Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información

Para ejercer los derechos que le confiere la ley aplicable a cada persona, el ciudadano puede realizar su requerimiento escrito y enviarlo a la dirección electrónica asociacioningaacimvip@gmail.com donde se seguirán los procedimientos legales correspondientes.

Los responsables del tratamiento de datos personales de ACIMVIP pueden ser contactados en asociacioningaacimvip@gmail.com .

Procedimiento de modificación

ACIMVIP se reserva el derecho de modificar esta Política de tratamiento de la Información Personal en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web www.acimvip.org

La última revisión y modificación realizada a esta Política de tratamiento de la Información Personal fue el 22 de julio del 2024.

Aprobación y entrada en vigor

Esta Política entrará en vigor cuando el Comité Ejecutivo de ACIMVIP la apruebe y se publique en la página web de la Asociación.